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Como funciona a conciliação bancária da maquininha de cartão?


A conciliação de cartão é o processo de conferir se os valores das vendas realizadas com cartões (crédito e débito) estão sendo devidamente repassados pelas operadoras (adquirentes) para a conta bancária da empresa. Esse processo ajuda a garantir que não haja inconsistências entre o que foi vendido e o que foi efetivamente recebido.


Benefícios:

  • Controle Financeiro: Garantia de que todas as vendas estão sendo pagas corretamente.
  • Transparência: Identificação de taxas e descontos aplicados.
  • Prevenção de Perdas: Rápida detecção de erros, fraudes ou omissões.
  • Planejamento de Fluxo de Caixa: Confirmação das datas e valores a serem recebidos.


Realizando a conciliação da maquininha de cartão através da plataforma hqbeds


A HQBeds disponibiliza a ferramenta Conciliação Bancária para que seja possível a propriedade importar o arquivo (.XLSX) da maquininha de cartão e com isso fazer a conferência e baixar os lançamentos na plataforma hqbeds de forma rápida e prática.



Pré-requisitos para utilização da ferramenta Conciliação bancária na plataforma hqbeds



Para utilizar a ferramenta de Conciliação bancária corretamente é necessário que as formas de pagamento estejam cadastradas corretamente, com a informação de dias de recebimento e taxas devidamente configurados. Saiba mais detalhes como configurar suas formas de pagamento AQUI


Além disso, os lançamentos registrados dentro da plataforma hqbeds referente as cobranças feita na maquininha do cartão precisam estar com a informação do Número da Autorização cadastrado. Essa informação deve ser inserida no momento que a recepção está registrando o pagamento dentro da reserva na plataforma hqbeds na seção Conta Corrente botão +Pagamento campo campo Número da Autorização


Exemplo




IMPORTANTE:


  • O número de autorização aparece no comprovante gerado pela maquininha


Passo a passo para importar o arquivo da maquininha do cartão


  • Acesse a Ferramenta de Conciliação Bancária

    • Faça login na plataforma hqbeds.
    • Vá até o menu Financeiro e clique em Conciliação Bancária.

  • Prepare o Arquivo da Maquininha

    • Exporte o arquivo de transações da maquininha de cartão diretamente do portal da sua operadora (No momento é possível realizar a conciliação com o arquivo da operadora Rede.).
    • O arquivo geralmente estará no formato .XLSX, que é compatível com a ferramenta de Conciliação bancária da plataforma hqbeds.

  • Importe o Arquivo na Plataforma

    • No canto direito já está selecionado o operador Rede (No momento é possível realizar a conciliação com o arquivo somente da operadora Rede.)
    • Clique em Importar Arquivo na tela da conciliação bancária.
    • Selecione o arquivo exportado da maquininha e envie para o sistema.
    • O sistema processará automaticamente os dados. E mostrará o resultado na tela


  • Validação e Conciliação com realização da baixa dos lançamentos

    • Após a importação, o sistema irá comparar as transações da maquininha com os registros internos que estão na plataforma hqbeds com os registros do arquivo.
    • As transações compatíveis estão disponíveis para seleção e realização da baixa da transação dentro da plataforma hqbeds. A opção de baixa estará disponível somente se a propriedade definiu no cadastro da forma de pagamento a baixa automática com NÃO. Saiba como configurar sua forma de pagamento AQUI.
    • Para a realização da baixa das transações clique na caixa de seleção da coluna Baixar, é possível selecionar as transações individualmente ou caso deseje baixar todas as transações encontradas selecione a opção de Selecionar todos
    • Em seguida clique em processar e os registros serão baixados. A propriedade poderá consultar os registros baixados na ferramenta Contas a Receber usando os filtros de pesquisa disponíveis

  • Análise de Divergências

    • Ao importar o arquivo de conciliação a propriedade pode verificar as transações com diferenças de valores, datas ou taxas.
    • Caso identifique divergências no registros lançados na plataforma hqbeds faça a devida correção. Se a divergência for valor ou datas edite o registro do lançamento na ferramenta de Contas a Receber.



IMPORTANTE:


  • A ferramenta de Conciliação bancária da plataforma hqbeds não tem conexão com sua maquininha de cartão ou banco.
  • É possível realizar a conciliação com arquivo da operada Rede. Em breve será possível realizar a conciliação de outras operadoras.
  • Realize a conciliação bancária regularmente, de preferência diariamente, para manter sua gestão financeira sempre em dia.
  • A ferramenta de Conciliação bancária auxilia na conciliação de cartão (crédito ou débito) referente as cobranças feitas na maquininha.