O momento do check-in é um dos mais importantes na criação da experiência do seu hóspede, nada do hóspede ficar preenchendo fichas e mais fichas, desenvolvemos uma ferramenta completa, adaptável ao mobile que vai mudar a realidade da sua recepção o Check-In Online.
Configurando o check-in online
Para que a ferramenta já fique disponível para o hóspede, é preciso fazer alguns ajustes, o primeiro é configuração do e-mail que o hóspede receberá a URL para o Check-in online e o segundo é cadastro dos seus termos e condições que será disponibilizado para o hóspede dar um aceite no momento do Check-in.
Mailing
O primeiro passo é configurar o email que será enviado para o hóspede junto com o link para realização do check-in Online, em nossa ferramenta de Mailing temos alguns tipos de templates já cadastrados no hq e o que vamos usar é o de “Boas Vindas/Check-in Online”.
Você tem total liberdade para escrever o conteúdo no editor de texto, o mais importar é utilizar as variáveis que o editor de texto oferece, para inserir informações que como o nome diz variam de acordo com a reserva: como nome do hóspede, data do check-in e out, valor da reservas e uma dessas variáveis é a URL Check-in Online, essa variável envia o link da reserva do hóspede.
Para cadastrar o template de Boas Vindas / Check-in Online acesse Propriedade > Mailing > Templates se você já um template desse tipo cadastrado, apenas edite e insira a variável URL Check Online, ou crie um novo template clicando no botão +Novo
Modelo cadastro de template Boas Vindas / Check-in Online:
Além disso você pode configurar o tempo que o email será disparado para o hóspede horas antes do check-in, para configurar o tempo de disparo do template acesse Propriedade > Mailing > Templates seção Configurações defina as horas que será disparo o e-mail:
Cadastro do Termos e condições
O segundo passo da configuração para utilização do Check-in Online é cadastrar seus termos e condições, é importante você cadastrar todas as informações relacionadas a sua propriedade para o hóspede ficar ciente das regras da propriedade no momento que ele realizar o check-in. Assim como o conteúdo do email, você tem total liberdade para escrever o conteúdo do seu termos e condições.
Para realizar o cadastro acesse Propriedade > Setup > Check-in clique em +Novo para realizar o cadastro, ou se já possui um termo cadastrado e precisa realizar algum ajuste clique em Editar
Modelo cadastro de Termos e Condições do Check-in:
Após essas configurações o Check-in Online está pronto para uso!
Fazendo o Check-in Online
A ferramenta do Check-in Online é parecida com o processo de check in de um voo, o hóspede receberá um email de Boas Vindas horas antes do dia do check-in, onde terá acesso ao link para realizar o Check-in.
Exemplo de e-mail enviado para o hóspede:
Quando o hóspede clicar no LINK do email, ele será redirecionado para a tela principal do Check-in Online com detalhes da reserva:
O formulário é simples e intuitivo, o hóspede preencherá seus dados pessoais, enviará uma foto e aceitará os termos e condições da propriedade para finalizar o registro do check-in.
Formulário do Check-in Online:
Inserindo a foto ou documento no Check-in:
Continuando o preenchimento do formulário com uma breve pesquisa sobre o hóspede e aceitação dos termos e condições:
Detalhes do Termos e Condições:
Finalização do Check-in:
Recepção confirmando o check-in
Assim que o hóspede conclui o check-in online as informações ficam disponíveis na reserva, e no dia do check-in seu staff vai apenas importar o dados que foram preenchidos pelo hóspede.
Dentro da reserva na tela do check-in clique na lista de opções do campo Pré Check-in e selecione o hóspede:
Dados que foram preenchidos no formulário do Check-in Online do hóspede foram importados no fim da página clique no botão Check-in para inserir o hóspede:
Hóspede alocado em sua acomodação:
Veja que com pequenos cliques sua recepção realiza o check-in com rapidez e economizando tempo do seu staff que fará com que ele dê atenção em outras funções na propriedade e seu hóspede não fica impaciente depois de uma viagem ele só chegar em sua acomodação e descansar. ;)
Meu hóspede já está na casa, como envio o link para ele preencher o formulário do Check-in Online existe uma outra forma de enviar sem ser por email?
Dentro do detalhes da reserva disponibilizamos o Localizador de Reserva, cada reserva tem seu localizador. Você poderá copiar o localizador clicando no ícone do livro e envia-lo ao hóspede para ele acessar a plataforma do Check-in Online com a URL https://checkin.hqbeds.com.br/ abrirá a tela principal Checkin Online, onde você poderá colar/digitar o localizador da reserva para realizar o Check-in.
Gerenciando reservas com check in online
Saiba quais reservas que já realizaram o check in online nos últimos 5 dias em nosso Dashboard seção Check in Online
Quando o hóspede realiza o check in online, dentro do detalhes da reserva será possível visualizar os dados do hostel e o termo que era válido no momento que foi preenchido. Além de conferir data e hora do aceite do termo de cada hóspede da reserva. Ou seja conforme os hóspedes da reserva forem preenchendo o check in o termo é atualizado. Para fazer a impressão acesse o detalhes da reserva e clique no ícone de impressora.